In der heutigen Geschäftswelt ist ein digitales Kassensystem weit mehr als nur eine Kasse. Es ist das Herzstück deiner täglichen Abläufe – von der Abrechnung über das Warenmanagement bis hin zur Kundenbindung. Die Auswahl des passenden POS-Systems (Point of Sale) ist daher eine strategische Entscheidung, die langfristige Auswirkungen auf Effizienz, Compliance und Kundenzufriedenheit hat.
Doch welches Kassensystem passt zu deinem Geschäft? Was sind die Unterschiede zwischen Anbietern wie orderbird, ready2order, flour, Tillhub oder speedy kasse? Und worauf solltest du achten, damit du nicht nur gesetzeskonform, sondern auch zukunftssicher arbeitest?
Warum ein gutes Kassensystem entscheidend ist
Ein modernes Kassensystem erleichtert nicht nur die Abwicklung von Zahlungen – es ist Dreh- und Angelpunkt für viele weitere Prozesse:
- Verkauf und Abrechnung (inkl. Kartenzahlung, TSE-konform)
- Warenwirtschaft (Lagerverwaltung, Inventur, Nachbestellungen)
- Mitarbeiterverwaltung (Schichtplanung, Umsatz pro Bediener)
- Reporting & Buchhaltung (DATEV-Export, GoBD-konform)
- Kundendaten und CRM (Stammdaten, Bonussysteme, Newsletter)
Das bedeutet: Wer hier das falsche System wählt, zahlt langfristig drauf – durch Ineffizienz, Zeitverluste oder fehlende Funktionen.
Wichtige Kriterien bei der Auswahl eines POS-Systems
Die Anforderungen an ein Kassensystem unterscheiden sich je nach Branche, Betriebsgröße und Geschäftsmodell. Trotzdem gibt es einige allgemeingültige Punkte, die du immer beachten solltest:
- Rechtliche Konformität
Das System muss den deutschen Vorschriften entsprechen, z. B. der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), GoBD und TSE-Pflicht. - Einfache Bedienung
Deine Mitarbeitenden sollten ohne lange Einarbeitung mit dem System zurechtkommen – idealerweise intuitiv und mobil. - Branchenfokus
Anbieter wie orderbird oder Tillhub bieten spezielle Gastro-Kassen, während ready2order und flour stark auf den Einzelhandel und Dienstleistungen ausgerichtet sind. - Flexibilität & Skalierbarkeit
Du willst später Filialen eröffnen oder Onlinehandel integrieren? Dann brauchst du ein System, das mitwächst. - Hardware-Kompatibilität
Nutzt du iPads, Android-Tablets oder möchtest du ein All-in-One-Gerät mit Bondrucker und Kartenleser? Hier unterscheiden sich Systeme stark. - Kosten & Support
Achte nicht nur auf die monatliche Lizenzgebühr – sondern auch auf Einrichtungskosten, Vertragslaufzeiten und Supportqualität.
Vergleich beliebter Anbieter
Hier ein kurzer Überblick über einige bekannte Anbieter aus dem großen Vergleich:
- orderbird – Kasse. Einfach. Sorgenfrei.
Marktführer im Gastro-Bereich, besonders intuitiv, iPad-basiert, mit umfangreichen Modulen und Reports. - ready2order – Flexibles System für kleine und mittlere Unternehmen
Läuft auf Android, iOS und Windows. DATEV-Schnittstelle, CRM, Warenwirtschaft. Besonders geeignet für Einzelhandel und Dienstleister. - flour.io – Ideal für Unternehmen mit Onlineshop
Synchronisiert Bestände mit deinem Webshop (z. B. Amazon oder Zalando). Unterstützt auch Filialbetriebe. - POSSUM – All-in-One-System für jede Branche
Stationär oder mobil. Anbieter übernimmt Einrichtung & Schulung. Inklusive Drucker, Zahlungsterminal und Kundendisplay. - speedy kasse – App-basiertes System für Android
Ideal für preisbewusste Gründer, mobil einsetzbar, viele Zusatzfunktionen wie Reporting, Gutscheinverwaltung, CRM.
Kassensysteme nach Branche und Gerätetyp
Jede Branche hat ihre Eigenheiten – das sollte dein Kassensystem abbilden können:
- Gastronomie: Tischübersichten, Split-Zahlungen, Trinkgeld-Funktion – hier sind z. B. orderbird und Tillhubstark.
- Einzelhandel: Barcode-Scanner, Lagerverwaltung, CRM – hier glänzen Anbieter wie ready2order oder flour.
- Dienstleistungen (Friseure, Kosmetik etc.): Terminverwaltung, Kundenprofile, Gutscheinsysteme – auch hier hilft ein fokussiertes System.
- Mobilität: Für Foodtrucks, Events oder Außendienst empfiehlt sich ein kompaktes, mobiles System mit Kartenzahlung (z. B. speedy kasse oder SumUp POS).
Auch beim Gerätetyp gibt es Unterschiede:
- iPad-Kasse: Modern, stylisch, oft in der Gastronomie zu finden.
- Touch-Terminals: Stationär, robust, eher im Einzelhandel im Einsatz.
- All-in-One-Geräte: Alles in einem: Monitor, Drucker, Kartenleser. Besonders praktisch z. B. bei POSSUM.
Gesetzliche Anforderungen – TSE, Bonpflicht & Co.
Seit 2020 gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht – jeder Kunde muss einen Bon erhalten, digital oder gedruckt. Außerdem ist eine TSE (technische Sicherheitseinrichtung) Pflicht für alle elektronischen Kassensysteme. Die meisten modernen Anbieter wie orderbird, flour oder PAYONE liefern diese Funktion bereits integriert.
Ab dem 1. Januar 2025 wird zudem die Meldepflicht beim Finanzamt aktiv – am besten informierst du dich rechtzeitig über die ELSTER-Anmeldung deines Systems.
Kartenzahlung & Kartenlesegeräte
Bargeldloses Bezahlen gehört heute zum Standard. Viele Anbieter bieten direkt integrierte Kartenleser – entweder mobil oder stationär. Besonders flexible Lösungen findest du bei SumUp, Zettle, TeleCash oder PAYONE. Achte dabei auf NFC-Fähigkeit, Gebührenstruktur und Kompatibilität mit deinem POS.
Fazit: Welches Kassensystem passt zu dir?
Es gibt nicht das eine perfekte Kassensystem – aber es gibt das richtige für dich. Überlege dir, was dein Business heute und in Zukunft braucht:
- Gastronom oder Einzelhändler?
- Nur stationär oder auch mobil?
- Onlinehandel geplant?
- Wie viel Support brauchst du?
